Styring af ændringer

– få styr på ændringerne i dit kvalitetssystem

En virksomheds rammer og vilkår ændrer sig hele hele tiden og med mange ændringer, og det er nødvendigt, at virksomheden til stadighed tilpasser sig disse ændringer.

Virksomheder, der kan reagere hurtigt på ændringer, har større mulighed for at øge deres konkurrencekraft og dermed mulighed for at blive markedsførende.

Ændringer skulle gerne være til gavn for din virksomhed og det er en god ide at have et system til  at holde styr på både mindre justeringer og større ændringer og deres effekt.

Det er en god ide at styre planlagte ændringer og gennemgå konsekvenserne af utilsigtede ændringer og foretage handlinger for at mindske eventuelle negative virkninger, hvor det er muligt.

Styring af ændringer behøver ikke være en kompleks proces. Ændringer kan styres i et system du selv laver, bare det er til at overskue i din virksomheds situation.

Mange internationale standarder stiller krav om styring af ændringer. For eksempel fokuserer ISO 9001:2015 på ændringer flere steder i standarden.

Kvalitetsstandarderne GLP, GMP og GCP stiller også krav om styring af ændringer.

Mens der er forskellige krav til ændringskontrol i forskellige standarder og brancher er, der enighed om, at ændringer bør udføres i henhold til godkendte politikker og procedurer.

Se også artiklen “ISO 9001:2015 ændringer skal planlægges og styres

For at få fordel af ændringer bør du overveje alle typer af ændringer, der kan opstå.

Ændringer kan genereres i f.eks.:

  • processer
  • dokumenteret information
  • værktøj
  • udstyr
  • træning af medarbejdere
  • valg og styring af ekstern leverandør

Med et system til at planlægge og styre ændringer får du mulighed for at få overblik over og overvåge ændringernes effekt på dit kvalitetssystem og som du kan bruges til blandt andet ledelsens evaluering.

Uhensigtsmæssige eller ukontrollerede ændringer kan påvirke dine produkters og ydelsers kvalitet.

Selv den mindste ændring eller afvigelse kan, hvis den ikke håndteres hurtigt og korrekt, udløse en kaskade af begivenheder.

Forbedring er afgørende for, at din virksomhed kan bevare de eksisterende præstationsniveauer, og reagere på ændringer rammer og vilkår og skabe nye muligheder.

En ændring er enhver ændring i materialer, faciliteter, produktdesign, formuleringer, processer, pakning, mærkning, udstyr, it-systemer og tilhørende dokumenteret information.

Ændringer medfører forandringer og spiller en stor rolle for løbende forbedring af din virksomheds processer og dit kvalitetssystem som helhed.

Ændringskontrol er en metode til at tilpasse din virksomhed i forhold til ændringer og samtidig overholde de krav, der stilles til dine produkter og ydelser fra både kunder, myndigheder og andre relevante interessenter.

Figur 1

Figur 1

 

Der er mange faktorer, der kan få betydning for din planlægning og styring af ændringer. De mest udfordrende faktorer er kommunikation, dokumentation, dataintegritet og træning.

Har du et papirbaseret system til styring af ændringer kan du dokumentere og spore en ændring. Du kan også dokumentere.

Indholdet i en procedure for ændringskontrol kunne f.eks. være:

  1. Omfang
  2. Gælder for
  3. Roller og ansvar
  4. Introduktion til ændringskontrol – hvorfor, hvad, hvordan
  5. Processen
    forberedelse
    godkendelse
    kommunikation og træning
    implementering
    rapportering
  6. Bilag
    – Formular til styring og dokumentation
    – Flow for kommunikation
 

Du er meget velkommen til at kontakte Seniorkonsulent Eva P. Bjørk for nærmere information på tlf. 4051 4067 eller på mail til qt@qualitythinking.dk du kan også udfylde kontaktformen her… 

 Mit mål er at sikre, at dit ledelsessystem matcher de krav og behov, der er relateret til din virksomheds aktiviteter. 

 

 

 

About the Author: MSc. Eva P. Bjørk

Konsulent i kvalitetsledelse
EOQ Quality Lead Auditor

Spørgsmål og kommentarer er velkomne

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Nyhedsbrevet

Nyhedsbrevet udkommer 3-4 gange om året med nyheder og viden inden for kvalitetsledelse og kvalitetsværktøjer.

Denne hjemmeside anvender cookies til statistik og indstillinger. Ved at bruge hjemmesiden accepterer du dette. Klik og læs mere Privacy Policy and Terms & Conditions

Kvalitet - Effektivitet - Kundetilfredshed