Det er dit ansvar som intern auditor

– at dine audit bliver effektive, meningsfulde og engagerende

Med inspiration i Joan Rokkjær’s artikel på lederweb.dk om “Det succesfulde møde” vil jeg nedenfor komme med et par anbefalinger til hvordan du kan sikre at dine interne audit bliver effektive, meningsfulde og engagerende.

Hvordan du kan sætte struktur på og facilitere gode audit

For at en audit kan blive effektivt skal, er det en god ide at du i god tid udsender en plan for den kommende interne audit (auditplanen) – en dagsorden med hvem, hvad og hvornår. 

Som intern auditor skal du herefter facilitere audit og sikre at tidsplanen overholdes. Du skal sørge for at de der bliver auditeret får ordet, du skal sikre at der kommer en konklusion efter hvert punkt på auditplanen og du skal sikre denne delkonklusion bliver anført i auditrapporten.

Den interne audit skal også være meningsfuld og engagerende for, de der bliver auditeret. Derfor skal du sikre at hver enkelt af de der bliver auditeret ved, at de hver især er en vigtig del af den interne audit. Den interne audit skal du tilpasses, så alle perspektiver og kompetencer bliver brugt konstruktivt i forhold den interne audits mål og omfang.

Forberedelse

En effektiv, meningsfuld og engagerende audit kræver forberedelse, gennemførelse og opfølgning. Du kan godt regne med at tidsfordelingen nogenlunde skal følge 40-20-40 reglen – 40% til forberedelse, 20% til gennemførelse og 40% til afslutning – lukkemødet, auditrapport og opfølgning på eventuelle korrigerende handlinger.

Som forberedelse til den interne audit anbefaler jeg, at du definerer målet med den interne audit og at du fastlægger de enkelte punkter i forhold til den tid du har afsat.

Du skal sørge for, at der kommer en passende balance mellem interne forhold, og fokus på interne og eksterne kunder. Når dette er på plads kan du fastlægge hvem, der skal deltage for, at du kan gennemføre den interne audit.

Når du ved hvem, der skal deltage, kan du tilpasse auditprocessen i forhold til det kendskab du har til de enkelte deltagere – er de f.eks. meget eller lidt talende, kritiske, konfliktsky etc. Kender du ikke de enkelte deltagere er det nødvendigt at du stikker en finger i jorden når i mødes første gang.

Den interne audit starter ofte med et indledende møde, et åbnemøde, med dem, hvis processer skal auditeres. Her er det er en god ide at præsentere auditplanen, så alle ved hvad og hvornår de eventuelt vil blive involveret i auditten. 

På åbnemødet bør du have fokus på den interne audits indhold, form og tidsramme ved, at

  • fortælle hvad målet med denne interne audit er
  • præsentere auditplanens som helhed og de enkelte punkter i forhold til mål og tidsramme
  • forklare hvordan audit vil komme til at foregå – dokumentgennemgang, interviewmetode, tjeklister, rapport, opfølgning etc.

Under indsamlingen af de objektive vidnesbyrd og forslag til forbedringer er det dig, der er ansvarlig for ”den gode stemning”.

Udførelse

Til at sikre at den interne audit bliver værdiskabende, meningsfuld og engagerende, kan du spørge den, hvis proces der auditeres om, der er noget særligt han eller hun ønsker i skal at se på.

Undervejs i udførelsen af en audit er det vigtigt at have den interne audit’s mål in mente.

Afslutning

Afslutningsvis afholdes kan du afholde et afsluttende møde, et lukkemøde, med alle interesseredede. På dette møde er det vigtigt at opsummere hele auditforløbet.

Helt overordnet i forhold til de auditeredes tilgang til selve den interne audit og deres tilgang til systemet som helhed. Herefter opsummerer du det, du har observeret – eventuelle objektive vidnesbyrd og du skal især lægge vægt på de forslag om forbedringer, der er kommet frem undervejs.

 


Du er meget velkommen til at kontakte Seniorkonsulent Eva P. Bjørk for nærmere information på tlf. 4051 4067 eller på mail til qt@qualitythinking.dk du kan også udfylde kontaktformen her… 

 Mit mål er at sikre, at dit ledelsessystem matcher de krav og behov, der er relateret til din virksomheds aktiviteter. 

 

About the Author: MSc. Eva P. Bjørk

Konsulent i kvalitetsledelse
EOQ Quality Lead Auditor

Spørgsmål og kommentarer er velkomne

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Nyhedsbrevet

Nyhedsbrevet udkommer 3-4 gange om året med nyheder og viden inden for kvalitetsledelse og kvalitetsværktøjer.

Denne hjemmeside anvender cookies til statistik og indstillinger. Ved at bruge hjemmesiden accepterer du dette. Klik og læs mere Privacy Policy and Terms & Conditions

Kvalitet - Effektivitet - Kundetilfredshed