ISO 9001:2015 – Ændringer skal planlægges og styres

– et stærkt grundlag for din virksomheds forretningsstrategi

Planlægning og styring af ændringer er et nøglekrav i ISO 9001:2015.

Evnen til at tilpasse sig forandringer, er afgørende for succes i enhver virksomhed. Der vil til stadighed opstå ændringer også i din virksomhedens rammer og vilkår – interne såvel som eksterne.

Det, du skal have for øje er, at selvom du har behov for at foretage en ændring, er det vigtigt at dit samlede ledelsessystem stadig fungerer efter hensigten, også selvom du er i gang med at indføre en ændring. Det gør du ved at planlægge og styre den enkelte ændring.

Med god planlægning og systematisk styring af ændringer, kan du undgå eventuelle negative konsekvenser i forbindelse med en ændring – så som omarbejdning, annullering af ordrer eller forsinket levering. På den anden side vil du med god planlægning og styring få fordel af de positive konsekvenser ændringen kan medføre, så som reduktion af f.eks. afvigende output og menneskelige fejl.

Det er nødvendig, at på du forhånd ved, hvad du vil gøre for at få fordel(ene) af en ændring (Den risikobaserede tænkning).

Du bør tage højde for alle typer af ændringer. Nogle ændringer er mere kritiske end andre, disse ændringer bør styres, mens mindre kritiske ændringer kan ignoreres eller tages op ved anden lejlighed.

Der kan ske ændring flere steder som f.eks. i den dokumenterede information, udstyr, valg af eksterne leverandører, ledelsessystemets processer, i den aktuelle interne viden og flere andre steder.

Som med standarden som helhed, kan håndtering af ændringer tilpasses din virksomheds branche og størrelse, og kompleksiteten af processerne i ledelsessystemet.

Kravene til planlægning og styring af ændringer er beskrevet i følgende afsnit:

6.3      Planlægning af ændringer
8.1      Driftsplanlægning og -styring
8.3.6   Udviklingsændring
8.5.6   Styring af ændring.

Note: Teksten i afsnittene kan ses nederst på denne side.

Når du skal til, at implementere kravene til planlægning og styring af ændringer i din virksomheds ledelsessystem, er det godt at vide, hvad det er, der har forårsaget ændringen.

En ændring kan f.eks. være forårsaget af tilbagemeldinger fra kunder, fastlagte risici og muligheder, identificerede afvigende output, ledelsens evaluering osv.

Eksempler på hvor det kan være nødvendigt, at foretage ændringer:

  • en proces (input, aktivitet, output kontroller, ressourcer m.m.)
  • kommunikation med kunder og forsyningskæden
  • intern audit
  • medarbejderes uddannelse og træning
  • dokumenteret information
  • m.fl.

Når du skal sortere i og prioritere mellem flere ændringer, bør du have en måde hvorpå du kan gøre det.

Det er også vigtigt, at du vurderer om ændringen er kritisk eller om den kan ignoreres. Er ændringen kritisk, bør du planlægge den og dernæst styre og evaluere den, for at det ikke medfører uønskede konsekvenser for dit ledelsessystem.

Det kan du gøre på flere måder bla. ved at foretage en SWOT-analyse eller ved at benytte et beslutningstræ.

Uanset metode skal du, ud fra analysen, kunne vurdere:

  • ændringens konsekvenser
  • sandsynligheden for at ændringen vil finde sted
  • ændringens indflydelse på dine kunder interesser
  • ændringens indflydelse på din virksomheds kvalitetsmål og dermed den forretningsmæssige strategi
  • ændringens indflydelse på processernes effektivitet
  • m.fl.

Det er nødvendigt, at du tager stilling til om de rette ressourcer og beføjelser er tilstede i din virksomhed og om de er tilstrækkelige til at ændringen gennemføres og evalueres. Hvis du ikke har det, kan det være nødvendigt at udsætte ændringen afhængig af hvor kritisk den er.

Ændringen skal overvåges og gennemgås for, om den medfører uønskede konsekvenser og for, at vurdere om ændringen fører til en forbedring.

Men så er det jo lige det med de ikke-planlagte ændring, de ændringer, der kan være nødvendige at foretage med det samme, i situationen. De skal også styres og evalueres.

Der er typisk syv trin når du skal beslutte om, der skal ske en ændring og hvordan den skal indføres i dit ledelsessystem:

  • definer specifikt hvad det er, der skal ændres
  • lav en plan med opgaver, deadlines, ansvar, beføjelser og ressourcer
  • involver relevante personer
  • lav en kommunikationsplan, der er målrettet til personerne i virksomheden, dens kunder, leverandører, relevante interesserede parter etc.
  • brug et tværfagligt team til at gennemgå planen og for at få feedback på både plan og de potentielle risici og muligheder, der kan opstå når ændringen indføres
  • træn de personer ændringen er relevant for
  • mål på effektiviteten.

Kravene til planlægning og styring af ændringer er overordnet beskrevet i følgende afsnit:

6.3 Planlægning af ændringer

Når organisationen beslutter, at der er behov for ændringer af kvalitetsledelsessystemet,
skal ændringerne gennemføres på en planlagt måde (se 4.4).
Organisationen skal tage hensyn til:
a) formålet med ændringerne og de potentielle konsekvenser
b) kvalitetsledelsessystemets integritet
c) ressourcers tilgængelighed
d) tildeling eller omfordeling af ansvar og beføjelser.

8.1 Driftsplanlægning og -styring

… Organisationen skal styre planlagte ændringer og gennemgå konsekvenserne af utilsigtede ændringer og foretage handlinger for at mindske eventuelle negative virkninger, hvor det er nødvendigt.

8.3.6 Udviklingsændringer

Organisationen skal identificere, gennemgå og styre ændringer, der foretages i løbet af eller efter udviklingen af produkter og ydelser, i det omfang det er nødvendigt at sikre, at der ikke er en ugunstig indvirkning på overensstemmelse med krav.

Organisationen skal bevare dokumenteret information om

  1. udviklingsændringer
  2. resultater af granskninger
  3. godkendelse af ændringerne
  4. handlinger iværksat for at forhindre ugunstige indvirkninger.
8.5.6 Styring af ændringer

Organisationen skal gennemgå og styre ændringer af produktion samt tilvejebringelse af ydelser,
i det omfang det er nødvendigt for at sikre fortsat overensstemmelse med krav.

Organisationen skal bevare dokumenteret information, der beskriver resultaterne af gennemgangen af ændringer, hvilken eller hvilke personer, der har givet tilladelse til ændringen, og eventuelle nødvendige handlinger som følge af gennemgangen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Øvrige afsnit med krav, der referer til planlægning og styring af ændringer:

4.4 Kvalitetsledelsessystemet og dets processer
5.3 Roller, ansvar og beføjelser i organisationen
9.2 Intern audit
9.3 Ledelsens evaluering

10.2. Afvigelse og korrigerende handling

Note: Se krydsreferencen mellem de enkelte afsnit i ISO ISO 9001:2015.

 


Du er meget velkommen til at kontakte Seniorkonsulent Eva P. Bjørk for nærmere information på tlf. 4051 4067 eller på mail til qt@qualitythinking.dk du kan også udfylde kontaktformen her… 

 Mit mål er at sikre, at dit ledelsessystem matcher de krav og behov, der er relateret til din virksomheds aktiviteter. 

 

About the Author: MSc. Eva P. Bjørk

Konsulent i kvalitetsledelse
EOQ Quality Lead Auditor

Spørgsmål og kommentarer er velkomne

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Nyhedsbrevet

Nyhedsbrevet udkommer 3-4 gange om året med nyheder og viden inden for kvalitetsledelse og kvalitetsværktøjer.

Denne hjemmeside anvender cookies til statistik og indstillinger. Ved at bruge hjemmesiden accepterer du dette. Klik og læs mere Privacy Policy and Terms & Conditions

Kvalitet - Effektivitet - Kundetilfredshed