At skrive en procedure eller en arbejdsinstruktion

– beskriv arbejdsgangen, som den er nu, gør som beskrevet og få et fælles udgangspunkt for løbende forbedringer

Procedurer og instruktioner spiller en afgørende rolle for kvalitetssikring. Det er derfor vigtigt, at de bliver forstået og fulgt af alle slutbrugerne. Hvis en procedure eller instruktion ikke følges korrekt kompromitteres kvaliteten og processens effektivitet. Procedurer og instruktioner er væsentlige i vurderingen af kvalitetsledelsessystemet og at efterleve dem kan være afgørende for virksomhedens succes.

Meget succesfulde ledere engagerer aktivt deres medarbejdere i virksomhedens kontinuerlige stræben efter at blive mere effektiv, øge omkostningseffektiviteten og forbedre kvaliteten. 

Skriveprocessen er en fremragende måde for ledere og medarbejdere at samarbejde på til gavn for virksomheden. Procedurer og instruktioner, der bruges i kombination med planlagt træning og regelmæssig kvalitetsovervågning, giver effektive arbejdsgange og motiverede medarbejdere.

Nedenstående 10 trin beskriver en metode, der løbende vil give effektive procedurer og instruktioner.

Flowdiagram for processen

1. Fastlæg arbejdsgangen og dens mål

Definér den arbejdsgang, der skal beskrives med input, output, kontrol og ressourcer.

Procedurer og instruktioner fungerer bedst, når de er designet til at opnå konkrete resultater. Beslut derfor hvilke forretningsmål, der skal nås gennem den konkrete arbejdsgang og hvordan disse mål vil blive vurderet. 

2. Udarbejd det første udkast

Det vil ofte være en god idé at inddrage slutbrugere i udarbejdelsen af en procedure eller instruktion – slutbrugeren er eksperten på arbejdsgangen.

Vælg et format til proceduren eller instruktionen – skal der bruges enkle trin, skal den
være hierarkisk opbygget, skal det være et flowchart eller skal det være et grafisk format?

Lav en detaljeret liste over hvert enkelt trin i arbejdsgangen i den rækkefølge de udføres.

En enkel måde at komme i gang på er at følge arbejdsgangen, som den er nu, og så skrive det ned trin for trin – handlinger, beslutninger og registreringer. Denne liste er nu det første udkast af proceduren eller instruktionen. 

3. Indhent kommentarer fra slutbrugere

Bed de slutbrugere, der udfører arbejdsgangen, om at komme med forslag til ændringer, der vil gøre proceduren mere præcis og nemmere at forstå.

4. Indarbejd slutbrugerenes kommentarer

Slutbrugerne har ofte idéer til hvor arbejdsgangen kan gøres mere effektiv.

5. Lad slutbrugere teste den beskrevne arbejdsgang

For at sikre at en procedure eller instruktion er effektiv, skal den være velskrevet, virke som forventet og kunne bruges på arbejdsstedet. Der er kun én måde man kan være helt sikker på dette og det er ved at lade den teste – trin for trin nøjagtigt som beskrevet.

Lad eventuelt også en person, der ikke er bekendt med arbejdsgangen følge proceduren eller instruktionen.

Ethvert skridt, der forårsager forvirring eller tøven bør revideres.

6. Indarbejd input fra testen

7. Udarbejd ændringssag

Lav et endeligt udkast af proceduren, en ændringssag og få den godkendt af den kvalitetsansvarlige og procesejeren.

8. Dokumentet udgives

Den endelige procedure eller instruktion udgives og placeres et centralt sted, så den er tilgængelig for slutbrugerne.

Det er essentielt at holde en procedure eller instruktion opdateret og fjerne den, der ikke længere er gældende.

9. Slutbrugerne trænes i dokumentet

Et af de sidste trin i udviklingen af procedurer og instruktioner er ofte også den mest oversete.

For at en procedure eller instruktion skal kunne følges nøjagtigt skal slutbrugerne undervises og trænes i denne.

Det er nødvendigt at undervise i selv meget detaljerede trin, så alle er har den samme forståelse af hvordan arbejdsgangen skal udføres ellers kan det føre til inkonsistens i arbejdsgangen og dens effektivitet.

Et effektiv træningsprogram vil gøre slutbrugerne opmærksomme på, hvilke undervisnings- og træningsaktiviteter, der vil finde sted og hvad de skal kunne efterfølgende.

10. Revision

For at en procedure eller instruktion til stadighed er aktuel og effektiv er det vigtigt at den bliver gennemgået og eventuelt revideret jævnligt.


Hvis vil du vide mere om emnet afholder jeg gerne en workshop – du kan kontakte mig direkte på tlf. +45 4051 4067 eller på qt@qualitythinking.dk.

 

Du er meget velkommen til at kontakte Seniorkonsulent Eva P. Bjørk for nærmere information på tlf. 4051 4067 eller på mail til qt@qualitythinking.dk du kan også udfylde kontaktformen her… 

 Mit mål er at sikre, at dit ledelsessystem matcher de krav og behov, der er relateret til din virksomheds aktiviteter. 

 

About the Author: MSc. Eva P. Bjørk

Konsulent i kvalitetsledelse
EOQ Quality Lead Auditor

2 Comments

  1. Eva P. Bjørk

    Hej Mia,
    En procedure er en overordnet beskrivelse af hvordan man gør i virksomheden. En arbejdsbeskrivelse er en punkt for punkt beskrivelse af hvordan opgaven udføres – en instruktion, en tjekliste eller lignende. Proceduren er mere generel og er overordnet arbejdsbeskrivelsen.
    Ved ikke om det er en for fluffy forklaring, men hvis du selv har et eksempel eller du har brug for et eksempel fra min side er du velkommen til at skrive til mig på qt@qualitythinking.dk eller at ringe til mig på tlf. 4051 4067.
    Mange julehilsener
    Eva

  2. Mia

    Hej Eva,
    Kan du forklare mig, hvad forskellen helt konkret er på en procedure og en arbejdsbeskrivelse?
    Håber du har mulighed for at hjælpe.
    Med venlig hilsen,
    Mia Muxoll Rasmussen

Spørgsmål og kommentarer er velkomne

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Nyhedsbrevet

Nyhedsbrevet udkommer 3-4 gange om året med nyheder og viden inden for kvalitetsledelse og kvalitetsværktøjer.

Denne hjemmeside anvender cookies til statistik og indstillinger. Ved at bruge hjemmesiden accepterer du dette. Klik og læs mere Privacy Policy and Terms & Conditions

Kvalitet - Effektivitet - Kundetilfredshed