Formødet – det første trin i auditprocessen
En audit starter med at du udpeger den auditor, der skal have ansvaret for at gennemføre audit og indtil denne er afsluttet (jf. auditprogrammet).
Er det dig, der er auditor, er det er en god idé at du afholder et indledende møde (formøde) med den, der skal auditeres.
Figur 1 – Det første trin i auditprocessen
Indholdet på et formøde kan se således ud
Introduktion af auditor og et eventuelt auditteam samt eventuelle observatører
Den auditerede præsenterer egen organisation og kerneydelser
Bekræfte auditmål, -omfang, -kriterier og metode (jf. auditprogram) samt om der er yderligere krav til produkter, ydelser, aktiviteter, processer herunder også lovmæssige krav
Bekræfte kommunikationsmåde (kommunikationskanaler, sprog etc.) herunder i hvilket omfang fortrolige oplysninger afgives og behandles
Fastlægge om der skal bruges guider og tolke
Fastlægge om der er interesseområder, problemstillinger eller risici for den auditerede i relation til audit
Fastlægge om der er specifikke krav til adgang, sikkerhed, arbejdsmiljø, fortrolighed og andet, der gælder på det hvor audit skal udføres
Sikre adgang til relevant dokumenteret information, dokumenter og registreringer, herunder information om risici og muligheder som den auditerede har identificeret og hvordan disse skal håndteres
Fastlægge om der er yderligere krav, der er relevante for den auditeredes aktiviteter, processer, produkter og ydelser herunder også lovmæssige krav
Fastlægge om der er specifikke krav til adgang, sikkerhed, arbejdsmiljø, fortrolighed og andet, der gælder på stedet
Sikre at relevante personer er tilstede og om der er brug for guider og tolke
Fastlægge tidsplan.
Hvis, der eventuelt anvendes et auditteam og der opstår problemer angående sammensætningen af auditteamet bør dette løses med den auditerede eller auditklienten.
Du bør også afklare om det er muligt at gennemføre audit for at der kan skabes tillid til at dens mål kan nås.
Her bør du tage hensyn til faktorer som f.eks. om der er tilstrækkelig og relevant information til at den individuelle audit kan planlægges og gennemføres samt om der er tid og ressourcer nok til udføre den.
