Formødet – det første trin i auditprocessen
En audit starter med at du udpeger den auditor, der skal have ansvaret for at gennemføre audit og indtil denne er afsluttet (jf. auditprogrammet).
Er det dig, der er auditor, er det er en god idé at du afholder et indledende møde (formøde) med den, der skal auditeres.
Indholdet på et formøde kan inkludere:
- introduktion af auditor og et eventuelt auditteam
- at den auditerede præsenterer egen organisation og kerneydelser
- bekræftelse af auditmål, -omfang, -kriterier og metode samt om der er yderligere krav til produkter, ydelser, aktiviteter, processer herunder også lovmæssige krav
- bekræftelse af kommunikationsmåde (kommunikationskanaler, sprog etc.) herunder i hvilket omfang fortrolige oplysninger afgives og behandles
- bestemmelse af om, der
- skal bruges guider og tolke
- er interesseområder, problemstillinger eller risici for den auditerede i relation til audit
- er specifikke krav til adgang, sikkerhed, arbejdsmiljø, fortrolighed og andet, der gælder på det hvor audit skal udføres
- er yderligere krav, der er relevante for den auditeredes aktiviteter, processer, produkter og ydelser herunder også lovmæssige krav
- er specifikke krav til adgang, sikkerhed, arbejdsmiljø, fortrolighed og andet, der gælder på stedet
- sikre adgang til relevant dokumenteret information, dokumenter og registreringer, herunder information om risici og muligheder som den auditerede har identificeret og hvordan disse skal håndteres
- fastlæggelse af tidsplan.
Hvis, der eventuelt anvendes et auditteam og der opstår problemer angående sammensætningen af auditteamet bør dette løses med den auditerede eller auditklienten.
Du bør afklare om det er muligt at gennemføre audit for at der kan skabes tillid til at dens mål kan nås.
Du bør bestemme om der er faktorer du skal tage hensyn til som f.eks. om der er tilstrækkelig og relevant information til at den individuelle audit kan planlægges og gennemføres samt om der er tid og ressourcer nok til udføre den.
Har du for brug hjælp eller inspiration til dine interne audit er du velkommen til at kontakte mig på tlf. 4051 4067 eller qt@qualitythinking.dk. Du kan også skrive til mig her…
