– den, der skal bevares og den, der skal vedligeholdes
ISO’s ledelsesstandarder stiller krav om dokumenteret information – både den, der er påkrævet i den enkelte standard som virksomheden har valgt at leve op til eller den ledelsesstandard virksomheden skal efterlev som følge af yderligere krav til styring af processer og produkter.
Herudover skal virksomheden fastlægger hvilken dokumenteret information der herudover, skal til for at dens ledelsessystem kan fungere effektivt og leve op til relevante krav, eksterne såvel som interne.
Der er overordnet to former for dokumenteret information. Det er den dokumenterede information, der skal vedligeholdes og den dokumenterede information, der skal bevares.
Begrebet ”dokumenteret information” indgår i den fælles struktur for ISO’s ledelsesstandarder (High Level Structure), som f.eks. ISO 9001:2015 og ISO 14001:2015.
Information er meningsfulde data og dokumenteret information er den information, der skal styres og vedligeholdes samt det medie, den findes på.
Den dokumenterede information kan være i hvilket som helst format, på et hvilket som helst medie og komme fra en hvilken som helst kilde.
Dokumenteret information kan henvise til:
- ledelsessystemet og dets processer
- information udarbejdet til brug for en virksomheds drift (dokumentation)
- som bevis for opnåede resultater (registreringer)
Dokumenteret information kan bruges til at kommunikere et budskab og være bevis på at en aktivitet er udført som planlagt. Dokumenteret information kan benyttes til også deling af viden.
Formålet med en virksomhedens dokumenterede information kan blandt andet være:
- kommunikation af information er et værktøj til at overføre og kommunikere
- typen og omfanget af den dokumenterede information vil afhænge af hvilket produkter og hvilke processer, om virksomheden har et formelt kommunikationssystem og det niveau der kommunikeres på og virksomhedens kultur
- dokumenteret information kan være et bevis for overensstemmelse definerede krav, vidensdeling, formidling og bevis på at noget er udført som planlagt. Dokumenteret information kan også være at formidle og bevare virksomhedens erfaringer.
Behovet for dokumenteret information er ikke afhængigt af om en virksomhed har implementeret et formelt ledelsessystem.
Hvor meget og hvilken dokumenteret information varierer fra virksomhed til virksomhed og på baggrund af branche, virksomhedens størrelse, dens processer, produkter og ydelser samt processernes sammenhæng og de kompetencer, der er i virksomheden.
Definitionen på et dokument defineres i ISO 9000:2015 som information og det medie, den findes på f.eks.:
- papir
- magnetisk
- elektronisk
- optisk diskette
- fotografi
- referenceemne
– eller en kombination af disse
Et sæt af dokumenter f.eks. specifikationer og registreringer kaldes ofte “dokumentation”.
Der kan dog være forskellige krav til specifikationer, som f.eks. versionsstyring og for registreringer at de umiddelbart skal kunne findes frem.
Reference: Documented Information ISO.org
