Et papirbaseret dokumentstyringssystem koster mere end man tror…

– manglende krav og målopfyldelse

Uanset om en virksomhed eller organisation har et formelt kvalitetsledelsessystem vil der altid være nogle dokumenter, der skal håndteres.

Mængden af disse dokumenter varierer selvfølgelig afhængig af branche, virksomhedens størrelse og kompleksitet.

Erfaringerne viser at ved et papirbaseret dokumentstyringssystem bruger den kvalitets- og complianceansvarlige mere end 15% af sin arbejdstid på dokumentstyring. Dette kan medføre manglende tid til kvalitetsmålinger og dermed mindre tid til at udvikle og implementere løbende forbedringer – aktiviteter, der på lang sigt har høj værdi for en virksomhed i vækst.

Det er dog stadig almindeligt i mindre og mellemstore virksomheder og organisationer at have et papirbaseret dokumentstyringssystem.

Selv om et papirbaseret dokumentstyringssystem med succes kan administrere produkt- og procesdokumentation, kan det væsentligt øge risikoen for at virksomheden ikke lever op til de krav, der stilles af kunder og andre interessenter til produktudvikling og/eller produkttilblivelse. 

Et papirbaseret dokumentstyringssystem bliver ofte en flaskehals i virksomheder med vækst, fordi det tager tid fra f.eks. innovation og gennemførsel af løbende forbedringer – kvalitetsudvikling og procesoptimering.

Et IT baseret dokumentstyringssystem kan give virksomheden de nødvendige værktøjer til at effektivisere dokumentstyringen, således at skriveprocessen og ændringskontrollen bliver mere synlig og mere smidig, hvorved optimal faktuel beslutningstagen optimeres.

Det er derfor en god idé allerede i overvejelserne om implementering af et formelt kvalitetsledelsessystem at tage stilling til brug eller køb af et elektronisk system til håndtering af den dokumentation, der kan være krav om i det formelle ledelsessystem.

Når et styret dokument skal igennem en ændringsproces i et papirbaseret dokumentstyringssystem, er der ofte ringe transparens i udarbejdelses- og godkendelsesprocessen, hvilket kan gøre denne lang og uforudsigelig.

Manuel dokumentstyring kan også være årsag til fejl i den proces, proceduren omhandler, hvilket igen kan medføre at kundekrav og lovgivningsmæssige krav ikke overholdes. 

I et papirbaseret dokumentstyringssystem, kan manglen på pålidelig styring af korrigerende og forebyggende handlinger (CAPA), gøre det vanskeligt at sikre at disse bliver gennemført på tilfredsstillende måde og indenfor den aftalte tidsramme.

En transparent proces for forebyggende handlinger vil kunne reducere de omkostninger, der kan være en følge af dårlig kvalitet og manglende overholdelse af krav.

Uden en klar indsigt i status for planlagte procesændringer, kan det blive vanskeligt at gennemføre løbende forbedringer rettidigt og på en forudsigelig måde.

I større skala kan det i et papirbaseret system være vanskeligt at følge op på og foretage trendanalyser på afvigelser og utilsigtede hændelser til identifikation af potentielt ikke velfungerende produktionsprocesser.

Manglende transparens kan gøre det vanskeligt at tage rettidige faktuelle kvalitetsrelaterede beslutninger baseret på rettidige operationelle målinger.

Mens papirbaserede systemer kan synes at koste mindre på overfladen, er der en mængde af skjulte omkostninger som følge af den mængde tid virksomheden bruger på at sikre dokumentstyringen og sikre at korrigerende handlinger bliver gennemført i tide.

About the Author: MSc. Eva P. Bjørk

Konsulent i kvalitetsledelse
EOQ Quality Lead Auditor

Spørgsmål og kommentarer er velkomne