Evaluering et redskab til læring

– læring er grundlaget for forbedring af ledelsessystemet

Ordet evaluere betyder ”at vurdere”. At vurdere noget sker ud fra nogle fastlagte kriterier eller normer der stilles til dette noget.

I formelle ledelsesstandarderne er der krav om, at ledelsessystemets løbende skal vurderes. Formålet med det dette er i f.eks. ISO 9001:2015, at skal det ske for:

• at sikre dets fortsatte egnethed, tilstrækkelighed, effektivitet og passer til virksomhedens strategiske retning.

Ledelsessystemet skal vurderes på baggrund af følgende informationer:

1. status på beslutninger fra tidligere evalueringer
2. ændringer i eksterne og interne forhold, der er relevante for QMS
   1. kundetilfredshed og feedback fra relevante interesserede parter
   2. i hvor høj grad kvalitetsmålene er nået
   3. processernes præstationsevne og overensstemmelse af krav til produkter og serviceydelser
   4. afvigelser og korrigerende handlinger
   5. overvågnings- og måleresultater
   6. auditresultater
   7. eksterne leverandørers præstationer
3. tilstrækkelige ressourcer
4. effektiviteten af de aktiviteter, der er foretaget for at imødegå risici og muligheder
5. muligheder for forbedring.

Virksomheden kan vælge at vurdere andre typer af input end dem, der er nævnt her.

Egnethed i forhold til om ledelsessystemet passer til dets formål og effektivt for om ledelsessystemet leverer de ønskede resultater.

Evaluering kan have to formål: udvikling og kontrol.

Evaluering kan ske ud fra et ønske om at forbedre og udvikle noget f.eks. en proces eller resultatet af processen (processens output). Når man evaluerer en proces, gør man det med det formål at forbedre og effektivisere forløbet af processens aktiviteter.

Evaluering kan også være kontrol. Kontrol i forhold til at overvåge og måle om proces og/eller output lever op til nogle på forhånd fastlagte krav – fra virksomheden selv, fra virksomhedens kunder, lovmæssige krav og krav, der kan være stillet af andre interesserede parter.

For at de løbende evalueringer ikke skal blive for stereotype og for, at evalueringen kan fungere optimalt bør evalueringsmetoden varieres og foretages i varieret omfang.

Det er ledelsen af virksomheden der, sammen med de øvrige personer i virksomheden, har ansvaret for, at evalueringen bliver brugt, som redskab til at skabe læring og dermed udvikling.

Hvis resultatet af ledelsens evaluering bliver, at der skal foretages forbedringer i ledelsessystemet bør virksomheden være forberedt på disse ændringer.

Evaluering skal medføre handling og for at være forberedt på ændringer i ledelsessystemet bør flere faktorer inddrages i planlægningen af ændringen.

Ved planlægning af ændringen kan, blandt andet, følgende tages i betragtning:

• virksomhedens interne og eksterne sammenhænge
• interesserede parters behov og forventninger
• hvornår og hvordan man vil overvåge, måle, analysere og evaluere på disse ændringer, inkl. trends og feedback
• vurdering af identificerede risici og muligheder

Det kræver tid og kompetencer, hvis evalueringen skal kunne bruges konstruktivt. Der skal være ressourcer til at udnytte og omsætte evalueringens resultater til ny praksis.

Ændringer kan være pludselig eller gradvise, planlagte eller ikke planlagte. Det vigtigste er at ledelsessystemet hele tiden fungerer efter hensigten.

---

Giv dit kvalitetsarbejde et frisk pust

Har du brug for hjælp og ønsker du, at vide
hvordan jeg kan hjælpe dig, er du velkommen til at kontakte mig på
telefon 4051 4067 eller på mailen qt@qualitythinking.dk