Kortlægning af aktiviteter
Proces- og flowdiagrammer bruges til, at give overblik over og dokumentere de aktiviteter der udføres, når et produkt eller en ydelse frembringes og leveres.
Til brug for illustration af processer og flows kan nogle standardsymboler bruges til at illustrere typen af aktiviteter, f.eks. en cirkel symbol for modtagelse af materiale.
Det bedste er at det er de personer, der udfører aktiviteterne, er med til at tegne diagrammerne. På den måde kan diagrammerne også bruges som fælles baggrund til identifikation af eventuelle muligheder for forbedring.
Procesdiagram
Figur 1 – Eksempel på procesdiagram for udarbejdelse af en procedure (klik på billedet for større visning).
Et procesdiagram viser aktiviteterne til fremstilling af et aktivitets og tidsbaseret repræsentation af aktiviteterne ved fremstilling af produkt eller en ydelse.
Det er vigtigt, at diagrammet hele tiden afspejler aktiviteterne som de forløber i virkeligheden.
Derfor er det også vigtigt, at procesdiagrammet opdateres, hvis der sker ændringer blandt andet som følge af forbedringer.
Diagrammet er samtidig en form for registrering af, at fremstillingen følger en standardiseret procedure (se også dokumenteret information).
Procesorientering er endvidere et af de 7 principper for kvalitetsledelse.
Flowdiagram
Et flowdiagram er et procesdiagram med angivelse af hvor, der sker beslutninger. Beslutningerne medfører forgreninger i diagrammet (cirkulære processer).
Figur 2– Flowdiagram for en proces til udarbejdelse og godkendelse af en procedure (klik på billedet for større visning).
Ved at måle på et bestemt trin i processen kan der være behov for at foretage yderligere analyser, der så kan bruges til at formulere en korrigerende handling. Det kan f.eks. være nødvendigt at nedbryde det udvalgte procestrin yderligere, så dette procestrin får sit eget flowdiagram, der så kan analyseres.
Figur 2 viser et eksempel på nedbrydning af processen til godkendelse eller ikke-godkendelse af en udarbejdet procedure.
Eksemplet viser at der er flere steder, der kan være årsag til at godkendelsesprocessen tager for lagt tid. Det kan være, at det tager uforholdsmæssigt lang tid for før ændringssagen og dokumentet ses igennem. Eller det kan være, at der bruges for meget tid på at omarbejde dokumentet efter kommentarer fra godkender. Det vil nogle flere målinger kunne fortælle.
En forbedring af processen i figur 2 kunne være at uddelegere ansvaret for godkendelsesprocessen, f.eks. at forfatter selv registrerer sagen i databasen. Uanset hvilken løsning man vælger er informationen kommet fra kortlægningen af processen i et flowdiagram.