Åbnemøde

Inden den praktiske del af en audit kan der afholdes et indledende møde med den auditeredes ledelse og hvor det er relevant, med de personer, som er ansvarlige for de funktioner eller processer, der skal auditeres.

Formålet med åbnemødet er at få:

  • bekræftet, at alle deltagere er enige om auditplanen
  • præsenteret auditor
  • sikret, at alle planlagte auditaktiviteter kan gennemføres.

Hvor detaljeret åbnemødet bør svare den auditeredes kendskab til auditprocessen.

Ved interne audit f.eks. i en mindre organisation, kan det indledende møde ganske enkelt bestå af en orientering om, at der udføres en audit, hvad og hvordan det vil foregå.

For større virksomheder kan mødet være formelt og der bør være en registrering af deltagerne.

Ved præsentationen bør følgende tages i betragtning, hvis det er relevant:

  • andre deltagere, herunder observatører, guider og tolke med en kort beskrivelse af deres roller
  • auditmetoder til styring af eventuelle risici, der kan være for virksomheden, som f.eks. ved tilstedeværelsen af auditor.

Ved bekræftelse af de risici, der kan være for den auditerede, bør følgende overvejes, hvor det er relevant:

  • audittens mål, omfanget og -kriterier
  • auditplanen
  • relevante praktiske aftaler med den auditerede, såsom dato og tidspunkt for det afsluttende møde og eventuelle ændringer
  • de formelle kommunikationskanaler mellem auditor og den auditerede
  • det sprog, der skal benyttes ved audit
  • at den auditerede under audit, vil blive holdt orienteret om auditforløbet
  • at de nødvendige ressourcer og faciliteter er tilgængelige
  • forhold vedrørende fortrolighed og informationssikkerhed
  • eventuelle foranstaltninger for adgang, arbejdsmiljø, sikkerhed, nødberedskab og andre foranstaltninger
  • aktiviteter på stedet, som kan påvirke gennemførelse af audit.

Endvidere bør følgende information præsenteres, hvor det er relevant:

  • hvordan auditresultater rapporteres, herunder eventuelle kriterier for klassificering
  • betingelser under hvilke audit kan afsluttes
  • hvordan mulige resultater håndteres under audit
  • tilbagemelding fra den auditerede om auditresultater eller auditkonklusioner.

Åbnemøde ved audit

 

Spørgsmål og kommentarer er velkomne