Hjælp til dokumenteret information

Dokumenteret information er den information, der skal styres og den, der skal vedligeholdes samt det medie, den skal findes på.

Eksempler:

Den der skal vedligeholdes f.eks. informationen indeholdt i dokumenterede procedurer, manualer, skemaer og tjeklister.

Den der skal bevares f.eks. registreringer, underskrevne referater.

Der findes to typer dokumenteret information:

• den, der skal vedligeholdes
• den, der skal bevares.

Vedligeholdelse af dokumenteret information betyder det, at informationen holdes opdateret.

Bevarelse af dokumenteret information betyder den informationen, der anvendes til at frembringe bevis på om et krav er opfyldt, er beskyttet mod enhver forringelse eller uautoriseret ændring.

Dokumenteret information kan anvendes til:

• at kommunikere en meddelelse
• som bevis for overensstemmelse med det, der er planlagt, faktisk er gjort
• vidensdeling
• at formidle og bevare erfaringer.

Ved udarbejdelse og opdatering af dokumenteret information skal følgende inkluderes:

• identifikation og beskrivelse (f.eks. titel, dato, forfatter eller referencenummer)
• format (f.eks. sprog, software, grafik) og medie (f.eks. papir, elektronisk)
• gennemgang og godkendelse med hensyn til egnethed og tilstrækkelighed.

Ved udarbejdelsen af dokumenteret information skal der tages stilling til:

• distribution, tilgængelighed, genfinding og anvendelse
• opbevaringsforhold og bevarelse, herunder bevaring af læsbarhed
• styring af ændringer (f.eks. versionsstyring)
• opbevaringstid og bortskaffelse.

Der bør etableres metoder til gennemgang og godkendelse af den dokumenterede information.

Styringen omfatter tilgængelighed, distribution og beskyttelse, f.eks. mod tab af data og fortrolighed, forkert anvendelse og utilsigtede ændringer.

Dokumenteret information, skal styres for at sikre, at:

• den er tilgængelig og egnet til anvendelse, hvor og når der er behov for den
• den er tilstrækkeligt beskyttet.

Den dokumenterede information, der skal bevares som vidnesbyrd om overensstemmelse, skal beskyttes mod utilsigtede ændringer.