Hvad menes, der med god dokumentationspraksis?
Principperne for god dokumentationspraksis kan kort udtrykkes, som:
- sig hvad du gør – procedurer og instruktioner
- gør som du siger – følg procedurer og instruktioner
- dokumenter at du har udført aktiviteten – foretag en registrering.
Ledelsesstandarder og kvalitetsstandarder indeholder alle krav om, at du har og styrer procedurer og instruktioner, der kan dokumentere, at du gør det du siger og at du registrerer at du har gjort, det du siger. Se evt. også dokumenteret information.
Dokumentation er både:
- information om hvornår, hvor, hvem, hvorfor og hvordan en opgave skal udføres og
- bevis på at en opgave er fuldført som den skal.
Vejledning
- Procedurer og instruktioner
- Sidenummerering
- Dokumentets identifikation
- Registreringer
- Registreret af
- Rettelser i registreringer
- Udført af
- Verificeret af
- Manglende data
- Afrunding af tal
Udarbejd relevante procedurer og instruktioner, der beskriver det, du siger du vil gøre.
Sidenummerering
Indsæt sidetal som ”Side x af y”
Dokumentets identifikation
Indsæt entydig identifikation på alle sider i dokumentet.
Registreringer
Registreringer skal efterfølges af identifikation af hvem, der har udført aktiviteten og tidspunktet for registreringen.
F.eks. “Godkendt af” efterfulgt af initialer og dato.
Registreringer giver mulighed for at spore den metode, der er brugt ved udførelse af aktiviteten og hvem, der har udført denne og evt. hvem, der har verificeret dette.
Registreret af
Hvis den, der udfører aktiviteten ikke kan registrere arbejdet med det samme, f.eks. ved arbejde i et lukket eller begrænset rum, kan der tilføjes “Registreret af” efterfulgt af initialer og dato.
Denne situation er den eneste undtagelse til “udført af” reglen. Data skal så registreres af en anden person, der har observeret at aktiviteten er udført. Den person, der registrer udførelsen af aktiviteten, skal registrere inden næste aktivitet udføres.
Rettelser i registreringer
Der må ikke laves rettelser i et printet dokument. Hvis der skal ændres noget i dokumentet, skal det foregå i et ændringssystem.
Hvis, der skal foretages ændringer i en manuel registrering skal du gøre følgende:
- tegn en enkelt linje gennem det forkert registrerede
- tilføj initialer og dato ved siden af udstregningen
- tilføj de korrekte data så tæt på rettelsen som muligt
- fejlen skal stadig være læsbar selvom, den er overstreget.
Datoen for rettelsen skal være, den dato rettelsen er foretaget, ikke den dato fejlen er opstået. Det er ikke tilladt at datere bagudrettet.
Udført af
Udførelsen af en aktivitet skal dokumenteres på det trin, hvor aktiviteten er gennemført og før man går til næste aktivitet.
De, der kan registrere, at en aktivitet er udført er:
- personer, der allerede er trænet og har kompetence til at udføre opgaven
- personer, der er under træning og superviseret af kvalificeret træner.
Verificeret af
I nogle tilfælde kan der være brug for, at aktiviteten skal verificeres (godkendes), skal dette ske før næste aktivitet sættes i gang. Den, der udfører aktiviteten kan ikke verificere eget arbejde.
Mindst en anden person skal gennemgå dokumentationens rigtighed og nøjagtighed.
Endvidere skal den, der verificerer, at aktiviteten blev udført i henhold til en specifik procedure eller instruktion og at det er dokumenteret korrekt. I denne situation kan der tilføjes “Verificeret af” efterfulgt af initialer og dato.
Manglende data
Hvis der ikke er registreret som påkrævet, skal det tomme felt markeres med en asterisk (*) eller andet, der kan markere dette og tilføjes en kommentar (forklaring). Markeringen skal dateres og signeres. En sådan registrering gælder kun for en enkelt side.
Afrunding af tal
Når en værdi skal afrundes benyttes de gængse afrundingsregler:
- tallene 0, 1, 2, 3 og 4 runder man ned (fjern kommaet og tallet efter kommaet)
- tallene 5, 6, 7, 8 og 9 runder man op (fjern kommaet og tallene efter kommaet læg 1 til tallet foran kommaet).
Registrering af afrundingen sker ved, at gennemstrege de ekstra decimaler og skrive den afrundede værdi efterfulgt af dato og initialer.
[signoff]
