Interview af topledelsen
Interview af topledelsen skal bevise denne engagement, forpligtelser m.m.
Auditor skal se på topledelsens aktiviteter som værende processer og auditere disse processer.
Planlægningen af audit
Auditor skal identificere topledelsens processer, for at:
- forstå virksomheden og dens ledelsesstruktur ved at gennemgå oplysninger så som organisationsdiagrammer, årsrapporter, forretningsplaner, virksomhedens profil, pressemeddelelser og hjemmeside
- træffe bestemmelse om auditplanen for indsamling af relevant information og topledelsens forpligtelse direkte fra og ved at interviewe topledelsen
- forstå virksomhedskulturen og dens topledelse med henblik på at fastlægge dennes indflydelse på auditplanen og foretage relevante tilpasninger
- tage en professionel tilgang til auditors eget fremtoning ved blandt andet at undersøge virksomhedens dresscode
- planlægge timingen for interview med topledelsen, på et tidspunkt hvor det passer både topledelse og auditor.
Hvis det er praktisk muligt, anbefales det at auditor vælges på baggrund af dennes evne til at tage beslutninger og erfaring med at interviewe topledelsen.
Udførelsen af audit
Evaluering af ledelsens forpligtelser
Auditor kan ved at benytte den samme terminologi, som topledelsen bruger i forretningsmæssige sammenhænge og ved at stille relevante spørgsmål, der f.eks. kan:
- opnå bevis for topledelsens forpligtelse med hensyn til kvalitet og relevans for virksomhedens overordnede mål og ledelsessystem
- være bevis for overensstemmelse med de fastlagte auditkriterier, f.eks. kravene i ISO 9001
- hvis virksomheden beslutter sig for ikke at have en ledelsens repræsentant, bør auditor tage særligt hensyn til fordelingen af ansvar og de bemyndigelser, der historisk var forbundet med denne rolle.
Indsamling og bekræftelse af objektive vidnesbyrd
Auditor skal hele tiden søge efter muligheder for at efterprøve de svar topledelsen har givet under interviewet:
- tilgængeligheden og relevansen af politikker og mål
- etablering af sammenhængen mellem politikker og mål
- bevis for at politikker og mål er effektive og forstået i hele virksomheden
- fastslå om politikker og mål er egnede til løbende forbedring af ledelsessystemet og til at opnå kundernes tilfredshed
- bestemme om den øverste ledelse er involveret i ledelsens evalueringer.
Yderligere interviews og indsaling af beviser kan være nødvendige for om det, der er efterprøvet, kan bekræftes.
Auditteamet skal sikre, at der er indsamlet beviser nok, til at kunne vurdere om topledelsen lever op til sine forpligtelser.
Herefter bør auditteamet gennemgå de indsamlede beviser, for at sikre fuldstændigheden og nøjagtigheden af disse.
Auditrapporten
Auditor bør udarbejde auditrapporten, så den er egnet til at blive præsenteret for topledelsen.
Det kan være hensigtsmæssigt at præsentere et resumé af auditrapporten, der er egnet til præsentation for topledelsen og andre relevante interessenter.
Resuméet skal fremhæve de overordnede resultater, både positive og de negative, og identifikation af muligheder for forbedring.
Efter ISO 9001 Auditing Practice Group, Guidance on: Top management
Har du for brug hjælp eller inspiration til dine interne audit er du velkommen til at kontakte mig på tlf. 4051 4067 eller qt@qualitythinking.dk. Du kan også skrive til mig her…
