Style Selector
Layout Style
Boxed Background Patterns
Boxed Background Images
Color Scheme

ISO 9001:2015 – Dokumenteret information

– to former for dokumenteret information i ISO 9001:2015

En virksomheden skal fastlægge den dokumenteret information, der skal til for at kvalitetsledelsessystemet kan fungere effektivt og for at systemet kan leve op til kravene i ISO 9001:2015.

Dokumenteret information defineres i ISO 9000:2015 som ”meningsfuld viden”.

Der er overordnet to former for dokumenteret information – den dokumenterede information, der skal vedligeholdes og den dokumenterede information, der skal bevares.

Ud over de krav, ISO 9001:2015 stiller, om dokumenteret information, kan virksomheden selv beslutte yderligere krav til kvalitetsledelsessystemet, som f.eks. efterlevelse af en anden eller flere andre ledelsesstandarder.

ISO 9001:2015 stiller krav om, at både intern og ekstern dokumenteret information, skal styres.

Eksempler på dokumenteret information kan være: registrering, regneark, specifikation, procedure, tegning, rapport, procesdiagrammer, video, referat, skabelon – og eksempler på forskellige former for medie kan være: papir, elektronisk, billede, prototype eller en kombination af flere af disse.

Den risikobaserede tænkning er et effektivt værktøj og hjælp, når omfanget af den dokumenterede information skal fastlægges.

Den dokumenterede information skal styres for at sikre:

  • at den er tilgængelig og egnet til brug, der hvor den skal bruges og når den skal bruges
  • at den er tilstrækkeligt beskyttet f.eks. i forhold til tab af fortrolighed, uhensigtsmæssig brug eller tab af integritet*.

Når virksomheden skal udarbejde og opdatere dens dokumenterede information, skal den sikre:

  • at den er passende identificeret og beskrevet ved f.eks. titel, dato, forfatter eller referencenummer,
  • hvilket format informationen skal have, som f.eks. sprog, grafisk, software version,
  • på hvilket medie informationen skal forefindes, papir eller elektronisk,
  • at informationen gennemgås og godkendes for om den stadig er egnet og tilstrækkelig.

*Integritet er sammenhængen i handlinger, værdier, metoder, foranstaltninger, principper, forventninger og resultat. Ved et helhedsorienteret perspektiv er integritet kvaliteten af et systems i evnen til at nå egne mål.

Virksomheden skal efter behov adressere følgende:

  • distribution, adgang, genfinding og brug,
  • opbevaring og beskyttelse herunder læsbarhed,
  • kontrol af ændringer,
  • bevaring and genfinding.

Den dokumenterede information, der skal bevares, som bevis for overensstemmelse skal være beskyttet fra uønskede ændringer.

Det skal være defineret hvem, der har adgang til at læse, og hvem, der har adgang til at ændre i den dokumenterede information, der skal vedligeholdes.

Nogle af kravene til dokumenteret information, som f.eks. læsbarhed, relaterer til alle typer af information. Der kan dog være forskellige krav til specifikationer (f.eks. krav om versionskontrol) og registreringer (f.eks. kravet om at skal kunne genfindes.)

Du kan læse mere om dokumenteret information på ISO organisationens hjemmeside.

[signoff]

 

About the Author: MSc. Eva P. Bjørk

Konsulent i kvalitetsledelse
EOQ Quality Lead Auditor

Spørgsmål og kommentarer er velkomne

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Nyhedsbrevet

Nyhedsbrevet udkommer 2-4 gange om året med nyheder og viden inden for kvalitetsledelse og kvalitetsværktøjer.

Denne hjemmeside anvender cookies til statistik og indstillinger. Ved at bruge hjemmesiden accepterer du dette. Klik og læs mere Privacy Policy and Terms & Conditions