Auditprogrammets mål og omfang
Formålet med et auditprogram er, at det skal styre planlægning og gennemførelse af en eller flere individuelle interne audit og leverandøraudit.
Et auditprogram er planlægning af en eller flere audit, for et specifikt tidsrum og med et specifikt mål.
Alle ISO’s ledelsesstandarder skal efterhånden bygges op efter en fælles struktur, der kaldes High Level Structure, med fælles opbygning, termer, definitioner og krav.
Der er allerede flere ledelsesstandarder, der er bygget på efter denne struktur, blandt andre ISO 9001 kvalitetsledelse, ISO 14001 miljøledelse og DS/EN 15224 Sundhedsydelser efter ISO 9001.
Kravet om et auditprogram er også gældende for andre standarder som f.eks. GCP og GLP.
Krav til auditprogrammet i henhold til High Level Sructure, betyder at en virksomhed som minimum skal:
- planlægge, etablere, implementere og vedligeholde et eller flere auditprogrammer, omfattende:
– hyppighed
– metoder
– ansvar
– planlægningskrav
– rapportering, som skal tage højde for betydningen af de pågældende processer
– ændringer, der påvirker organisationen
– resultaterne fra tidligere audit - definere auditkriterier for og omfanget af hver audit
- vælge auditorer og gennemføre audit for at sikre, at auditprocessen gennemføres objektivt og uvildigt
- sikre, at auditresultaterne rapporteres til den relevante ledelse
- iværksætte relevant afhjælpning og korrigerende handlinger uden unødig forsinkelse
- bevare dokumenteret information som vidnesbyrd om auditprogrammets implementering og om auditresultaterne.
Hvis en virksomhed har et eller flere ledelsessystemer eller andre krav den skal leve op til bør auditprogrammet inkludere audit af dette enten enkeltvis eller i kombination.
Ligger virksomheden på flere adresser kan auditprogrammet omfatte alle adresser eller der kan laves et auditprogram for hver af adresserne.
Omfanget af auditprogrammet bør være bestemt ud fra blandt andet virksomhedens branche og størrelse, dens rammer og vilkår så vel som kompleksitet, typer af risici og muligheder samt ledelsessystemets modenhedsgrad.
Auditprogrammet bør inkludere information om og identifikation af ressourcer, således at det kan gennemføres objektivt, effektivt og indenfor fastsatte tidsrammer.
Denne information bør inkludere:
- auditprogrammets omfang (anvendelsesområde, afgrænsning, adresser)
- fastlæggelse af antal
- varighed for hver audit
- audittyper interne og eksterne
- auditkriterier
- auditmetoder
- kriterier for valg af auditor(er)
- relevant dokumenteret information.
Figuren nedenfor illustrerer processen for et auditprogram – fra planlægning over implementering, implementering og overvågning til evaluering og forbedring.
Klik for større visning. Figuren kan rekvireres her…
Planlægning af et auditprogram
Planlægning af auditprogrammet inkluderer bestemmelse af auditprogrammets mål og tilrettelæggelse en eller flere audit.
For at kunne planlægge auditprogrammet bør du forinden bestemme dets mål.
Til bestemmelse af auditprogrammets mål er det en god ide at overveje, at:
- identificere og implementere effektive handlinger til adressering risici og muligheder
- vurdere overensstemmelse med relevante krav
- opnå og vedligeholde eksterne leverandørers kompetence
- bestemme evnen til vedvarende, tilstrækkelig og effektivitet af den auditeredes ledelsessystem
- evaluere overensstemmelse med ledelsessystemets mål med virksomhedens strategiske retning
- evaluere om ledelsessystemets mål med virksomhedens strategiske retning.
Eksempler på auditprogrammets mål kan være, at:
- identificere af muligheder for forbedring af ledelsessystemet og dets præstationsevne
- evaluere af kompetencer i forhold til at bestemmelse af rammer og vilkår
- evaluere af kompetencer til at bestemme risici og muligheder
- identificere og implementere effektive handlinger til adressering risici og muligheder
- vurdere overensstemmelse med relevante krav
- opnå og vedligeholde eksterne leverandørers kompetence
- bestemme evnen til vedvarende, tilstrækkelig og effektivitet af den auditeredes ledelsessystem
- evaluere overensstemmelse med ledelsessystemets mål med virksomhedens strategiske retning
- evaluere om ledelsessystemets mål med virksomhedens strategiske retning.
