En procedure er en vedtagen fremgangsmåde, der beskriver hvordan en opgave skal udføres til at løse en given opgave. Af proceduren skal det fremgå:
- hvem, der har ansvaret for udførelsen af opgaven
- den konkrete opgave
- hvornår opgaverne skal udføres
- hvilket grundlag, der er for opgavernes udførelse
- hvor den ansvarlige for opgaven har sine oplysninger fra, som for eksempel fra en instruktion, en blanket eller andet.
En instruktion er i princippet det samme som en procedure. Instruktioner giver en beskrivende og detaljeret måde, hvorpå en afgrænset opgave skal udføres. De mest almindelige instruktioner er arbejdsinstruktioner og inspektionsinstruktioner.
Instruktioner bør være tydeligt og systematisk udformet og tilpasset de medarbejdere, der anvender instruktionerne. Instruktioner placeres på det sted i virksomheden, hvor arbejdet udføres.
Formålet med procedurer og arbejdsinstruktioner
Procedurer og arbejdsinstruktioner spiller en afgørende rolle for kvalitetssikring. Det er derfor vigtigt, at de bliver forstået og fulgt af alle slutbrugerne. Hvis en procedure eller arbejdsinstruktion ikke følges korrekt kompromitteres kvaliteten og processens effektivitet. Procedurer og instruktioner er væsentlige i vurderingen af kvalitetsledelsessystemet og at efterleve dem kan være afgørende for virksomhedens succes.
Meget succesfulde ledere engagerer aktivt deres medarbejdere i virksomhedens kontinuerlige stræben efter at blive mere effektiv, øge omkostningseffektiviteten og forbedre kvaliteten.
Skriveprocessen er en fremragende måde for ledere og medarbejdere at samarbejde på til gavn for virksomheden. Procedurer og instruktioner, der bruges i kombination med planlagt træning og regelmæssig kvalitetsovervågning, giver effektive arbejdsgange og motiverede medarbejdere.
ISO ledelsesstandarderne
I de nye ISO ledelsesstandarder som f.eks. ISO 9001:2015 og ISO 14001:2015, der er bygget op efter Annex SL, er der to former for dokumenteret information:
- Når dokumenteret information skal vedligeholdes refereres der til, hvordan en aktivitet eller en proces skal udføres som f.eks. beskrevet i procedurer og instruktioner.
- Når dokumenteret information skal bevares refereres der til, at der skal foretages en registrering, som bevis på at aktiviteten eller processen er udført.
[signoff]
