At skrive en procedure eller en arbejdsinstruktion

Definér den arbejdsgang, der skal beskrives med input, output, kontrol og ressourcer (processen).

Procedurer og instruktioner fungerer bedst, når de er designet til at opnå konkrete resultater.

Beslut derfor hvilket forretningsmål, der skal nås gennem den konkrete arbejdsgang og hvordan disse mål vil blive vurderet.

Det vil ofte være en god idé at inddrage slutbrugerne i udarbejdelsen af en procedure eller instruktion – det er slutbrugerne, der er eksperten på arbejdsgangen.

Vælg et format til proceduren eller instruktionen – skal der bruges enkle trin, skal den være hierarkisk opbygget, skal det være et flowchart eller skal det være et grafisk format?

Lav en detaljeret liste over hvert enkelt trin i arbejdsgangen i den rækkefølge de udføres.

En enkel måde at komme i gang på er at følge arbejdsgangen, som den er nu og så skrive det ned trin for trin – handlinger, beslutninger og registreringer.

Denne liste er nu det første udkast til proceduren eller instruktionen.

Bed de slutbrugere, der udfører arbejdsgangen, om at komme med forslag til ændringer, der vil gøre proceduren mere præcis og nemmere at forstå.

Slutbrugerne har ofte idéer til hvor arbejdsgangen kan gøres mere effektiv.

For at sikre at en procedure eller instruktion er effektiv, skal den være velskrevet, virke som forventet og kunne bruges på arbejdsstedet.

Der er kun én måde man kan være helt sikker på det er at lade den teste – trin for trin nøjagtigt som beskrevet.

Lad eventuelt også en person, der ikke er bekendt med arbejdsgangen følge proceduren eller instruktionen.

Ethvert skridt, der forårsager forvirring eller tøven bør revideres.

Er slutbrugerne enige om en kommentar tilpasses indholdet i dokumentet.

Lav et endeligt udkast af proceduren og en ændringssag og få begge godkendt af den kvalitetsansvarlige og procesejeren.

Den endelige procedure eller instruktion udgives og placeres et centralt sted, så den er tilgængelig for slutbrugerne.

Det er vigtigt at holde en procedure eller instruktion opdateret og fjerne den, der ikke længere er gældende.

Et af de sidste trin i udviklingen af procedurer og instruktioner er ofte den mest oversete.

For at en procedure eller instruktion skal kunne følges nøjagtigt skal slutbrugerne undervises og trænes i denne.

Det er nødvendigt at undervise i selv meget detaljerede trin, så alle har den samme forståelse af hvordan arbejdsgangen skal udføres eller kan det føre til inkonsistens i arbejdsgangen og dens effektivitet.

Et effektivt træningsprogram vil gøre slutbrugerne opmærksomme på, hvilke undervisnings- og træningsaktiviteter, der vil finde sted og hvad de skal kunne efterfølgende.

For at en procedure eller instruktion til stadighed er aktuel og effektiv er det vigtige at den bliver gennemgået og eventuelt revideret jævnligt.

Bemærk: En udgået procedure er også en registrering eller dokumenteret information, der skal bevares.